PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI di RUMAH SAKIT

             Instalasi adalah fasilitas penyelenggara pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, kegiatan penelitian, pengembanagan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan sarana rumah sakit. Farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek kefarmasian yang dilakukan di suatu rumah sakit. Jadi instalasi farmasi adalah suatu unit di suatu rumah sakit di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional, tempat penyelenggaraan yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan pelayanan kefarmasian.

            Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem perbekalan farmsi merupakan suatui siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya.Kegiatan mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.

1.1  PERENCANAAN

      Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menetukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi dirumah sakit. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

1.1.1        Tahap perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi :

a.       Pemilihan

Fungsi pemilihan adalah untuk menetukan perbekalan farmasi yang benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit. Dasar-dasar pemilihan kebutuhan obat meliputi :

-          Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis

-          Hindari obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.

-          Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice).

b.      Perhitungan kebutuhan

Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan tenaga farmasi. Masalah kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi dapat terjadi, apabila informasi yang digunakan semata-mata hanya berdasarkan teoritis saja. Pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metoda :

-          Metoda konsumsi

Perhitungan kebutuhan dengan metoda konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.

Langkah penghitungan rencana kebutuhan obat menurut pola konsumsi adalah :

1.      Pengumpulan dan pengolahan data

2.      Analisa data untuk informasi dan evaluasi

3.      Perhitungan perkiraan kebutuhan obat

4.      Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.

Delapan langkah dalam menghitung kebutuhan obat menurut metoda konsumsi : 

1.      Menghitung pemakaian nyata pertahun

Pemakaian nyata pertahun adalah jumlah obat yang dikeluarkan dengan kecukupan untuk jangka waktu tertentu.Data dapat diperoleh dari laporan per bula atau kartu stok.

Rumus :

Pemakaian nyata pertahun=(stok awal+penerimaan obat satu tahun)-(sisa stok+jumlah obat hilang//kadaluwarsa)

2.      Menghitung pemakaian rata-rata 1 bulan

Pemakaian rata-rata perbulan = pemakaian nyata:jumlah bulan

3.      Menghitung kekurangan obat

Kekurangan obat adalah jumlah obat yang diperlukan saat terjadi kekosongan obat

Rumus

Kekurangan obat=waktu kekosongan obat x pemakaian rata-rata

4.      Menghitung obat yang sesungguhnya (Riil)

Kebutuhan obat sesungguhnya = pemakaian nyata + kekurangan obat

5.      Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang

Kebutuhan obat tahun yang akan datang adalah ramalan kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan jumlah pelanggan yang akan dilayani.

Rumus

Kebutuhan obat tahun yang akan datang=kebutuhan obat yang sesungguhnya+kebutuhan obat yang sesungguhnya x 15%

6.      Menghitung kebutuhan leadtime

Leadtime adalah waktu yang dibutuhkan sejak rencana diajukan sampai dengan obat yang diterima

Kebutuhan leadtime=pemakaian rata-rata x waktu tunggu (bulan)

7.      Menentukan stok pengaman (Buffer Stok)

Buffer stok adalah jumlah obat yang diperlukan untuk menghindari terjadinya kekosongan obat.

Cara menentukan buffer stok :

a.       Berdasarkan Leadtime

Waktu Tunggu (Bulan)	Buffer Stok (Minggu)
1	2
2	4
3	5
4	6
6	8
8	9
12	12

b.      Berdasarkan sistem VEN

Obat golongan V, buffer stoknya 20% stok kerja

Obat golongan E, buffer stoknya 10% stok kerja

Obat golongan N, buffer stoknya 0-5% stok kerja

8.      Menghitung jumlah obat yang akan diprogramkan ditahun yang akan datang

Rumus

Jumlah obat yang akan diprogramkan ditahun yang akan datang=kebutuhan obat yang akan datang+kebutuhan leadtime+buffer stok

9.      Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan

Rumus

Jumlah obat yang akan dianggarkan=kebutuhan obat yang diprogramkan-sisa stok

-          Metoda morbiditas

Perhitungan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang berdasarkan beban kesakitan yang harus dilayani.Metoda morbiditas adalah perhitungan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu.

1.2  PENGADAAN

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan :

1. Pembelian

            Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatrkan perbekalan farmasi. Hal in sesuai denga perpres RI No 94 tahun 2007 tentang pengendalian dan pengawasan atas pengadaan dan penyaluran bahan obat, obat spesifik dan alkes yang berfungsi sebagai obat da perpres RI No 95 tahun  2007 tentang perubahan ketujuh atas kepres No 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintahan.

            Ada 4 metoda pada proses pembvelian :

1.      Tender terbuka

Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.Pada penentuan harga metoda ini lebih menguntungkan, untuk pelaksanaanya staf yang kuat, waktu yang lam serta perhatian penuh.

2.      Tender terbatas

Sering disebut lelang tertutup.Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baru.Harga masih dapat dikendalikian, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka.

3.      Pembelian dengan tawar-menawar

Dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

4.      Pembelian langsung

Pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu dan relatif agak mahal.

2. Produksi

            Produksi perbekalan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, membentuk sediaan dan pengemasan kembali sedian farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi :

-          Sediaan farmasi dengan formula khusus

-          Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah

-          Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali

-          Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran

-          Sediaan farmasi untuk penelitian

-          Sediaan nutrisi parenteral

-          Sediaan farmasi yang harus selalu di buat baru

1.3  PENERIMAAN

      Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, atau sumbangan.Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab, harus terlatih baik, serta harus mengerti sifat penting perbekalan farmasi.

      Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi utu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua pembekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan, segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera disimpan di dalam lemari atau tempat lain yang aman.

      Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah :

-          Harus mempunyai MSDS (Material Safety Data Sheet) untuk bahan yang berbahaya

-          Harus mempunyai sertifkat asli untuk alat kesehatan

-          Sertifikat analisis produk

1.4  PENYIMPANAN

      Penyimpanan adalah suatu kegiatan penyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak obat.

Tujuan penyimpanan :

-          Memelihara mutu sediaan farmasi

-          Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

-          Menjaga ketersediaan

-          Memudahkan pencarian dan pengawasan

                        Metoda penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabet dengan menerapkan prinsip FIFO dan FEFO dan serta sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.

                        Pengaturan tata ruang untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi diperlukan pengaturan tata ruang gudang yang baik.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah :

-          Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, gudang ditata menggunakan sistem sati lantai, tidak bersekat-sekat. Berdasarkan arah arus p[enerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistem garis lurus, arus U atau aurs L.

-          Sirkulasi udara yang baik

-          Rak dan pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi.

-          Kondisi penyimpanan khusus

Seperti vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi, narkotika dan bahan berbahay harus disimpan dalam lemari khusus dan terkunci, bahan-bahan yang mudah terbakar.

-          Pencegahan kebakaran

Hindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar dan pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat-tempat yang mudah dijangkau.

1.5  PENDISTRIBUSIAN

      Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelyanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu jenis dan jumlah.

Jenis Sistem Distribusi :

1. Resep Perorangan
2. Sistem distribusi persediaan lengkap di ruang
3. Sistem distribusi dosis unit

1.6  PENCATATAN DAN PELAPORAN

1.6.1        Pencatatan

            Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk.Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran.Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual.Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok.

            Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat dalam kartu stok, penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

1.6.2        Pelaporan

            Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran sureat dan laporan, mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan.